RSSXLinkedInFacebookYouTube

Checklist Online Formulieren

Een online formulier maken is niet moeilijk. Met een paar klikken stel je snel en eenvoudig een formulier samen. Maar een formulier ontwerpen die de invuller begrijpt, die weinig moeite kost en niet leidt tot vroegtijdig afhaken vraagt om aandacht, inlevingsvermogen en de nodige voorbereiding. Deze checklist helpt jou om stap-voor-stap alle informatie te verzamelen die je nodig hebt bij het maken -of laten maken- van een online formulier.

Een succesvol formulier heeft een helder omschreven doel, stelt enkel relevante vragen en is het liefst zo kort mogelijk. 

Het kan daarom nuttig zijn om een formulierontwerp te maken voordat je aan de bouw van een formulier begint. In een formulierontwerp leg je vast hoe een formulier is opgebouwd, welke vragen je stelt, welke antwoord-mogelijkheden er zijn en hoe de afhandeling van het formulier plaatsvindt. 

Aan de hand van deze checklist verzamel je alle informatie om tot een goed formulierontwerp te komen waarmee je zelf, of jouw formulierbouwer, aan de slag kan. 

Download de pdf voor een beknopte checklist, of lees de uitgebreide beschrijvingen en tips verderop op deze pagina.

Icon Checklist online formulieren
Download de checklist

 Icon pijl naar beneden Uitgebreide Checklist Online Formulieren maken Icon pijl naar beneden

  1. Welke duidelijke en unieke naam geef je het formulier? Icon Pagetitle
    Met een goede titel maak je de invuller duidelijk om welk formulier het gaat en met welk doel het formulier wordt ingevuld. Een formulier (de vragenlijst) is in de Formulierenserver herbruikbaar in een product (het formulier + vormgeving, authenticatie, etc.). Daarom geef je zowel het formulier als het product een unieke naam voor je eigen beheer en geef je een vriendelijke naam op voor het product die de aanvrager in beeld krijgt.

    Bepaal de naam van het formulier en het product en de vriendelijke formuliernaam die de gebruiker in beeld krijgt.

  2. Welk webadres krijgt het online formulier? Icon Page url
    Een goed webadres (URL) is belangrijk voor de herkenbaarheid en vindbaarheid van jouw formulier. Al jouw formulieren worden standaard ondergebracht onder een (sub)domeinnaam, bijvoorbeeld jouworganisatie.formulierenserver.nl of formulieren.jouworganisatie.nl. Daarachter komt voor elk formulier een uniek deel, bijvoorbeeld /vergunningsaanvraag.

    Bepaal het webadres (URL) voor jouw formulier.

  3. Welke template/vormgeving wordt toegepast? Icon Design
    Voor de aanvrager moet duidelijk zijn wie de eigenaar is van het formulier en aan wie de ingevulde informatie wordt verstrekt. Daarom is het belangrijk online formulieren te tonen in jouw eigen huisstijl. Dankzij standaard templates is een vormgeving snel beschikbaar. Door het toevoegen van jouw huisstijlkleuren en logo aan een standaard template komt het formulier vertrouwd over. Kies bij voorkeur een vormgeving die DigiToegankelijk is: toegankelijk voor iedereen, ook voor mensen die moeite hebben met lezen, visueel gehandicapt zijn, kleurenblind zijn of een andere beperking hebben.

    Bepaal voor het specifieke formulier dat je maakt welke vormgeving(template) van toepassing is. 

  4. Wanneer is het formulier beschikbaar? Icon Calender
    Vanaf wanneer wil je het formulier beschikbaar hebben en voor welke periode? Een inschrijfformulier voor een evenement kent bijvoorbeeld een kortere beschikbaarheid dan een contactformulier.   

    Bepaal of jouw formulier altijd beschikbaar is, vanaf een bepaalde periode, tot een bepaalde periode of enkel tussen een bepaalde periode.

  5. Moet een aanvrager inloggen en wil je het formulier voorinvullen? Icon Lock
    Veel formulieren zijn vrij toegankelijk. Denk bijvoorbeeld aan een contact- of klachtformulier. Maar er zijn formulieren waarvan je de toegang wilt beperken. Bijvoorbeeld voor een specifieke doelgroep waarbij de invuller aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, of als je zekerheid wilt hebben over de identiteit van de invuller. Wil je de toegang tot jouw formulier beperken? Denk dan aan een inlog met bijvoorbeeld DigiD (voor burgers), eHerkenning (voor bedrijven) of Azure AD (voor medewerkers). 

    Afhankelijk van de gekozen inlogvorm wordt het mogelijk om een formulier voor in te vullen (prefill) met bekende informatie. Bijvoorbeeld met informatie uit de Basisregistratie Persoonsgegevens ofwel BRP (bij inlog via DigiD), uit de Basisregistratie Handelsregister ofwel HR (bij inlog via eHerkenning), of uit het Active Directory ofwel AD (bij inlog via Azure AD). Voor het ophalen van persoonsgegevens uit een externe bron maken we gebruik van open standaarden. Voor gemeenten en samenwerkende overheidsorganisaties zijn dit bijvoorbeeld de API-Basis Registratie Personen (BRP) of StUF Basis Gegevens (STUF-BG), een berichtenstandaard voor de uitwisseling van basis- en kerngegevens. 

    Bepaal voor het specifieke formulier dat je maakt of een inlog van toepassing is, welke inlogmethode je daarvoor wilt inzetten, of het formulier vooringevuld moet worden met bekende gegevens en of de aanvrager de vooringevulde gegevens mag overschrijven of niet. Houd er rekening mee dat de beschikbaarheid van inlogmethodes en prefill-opties afhankelijk zijn van de configuratie van jouw klant-account.

  6. Wil je ‘tussentijds opslaan’ toestaan? Icon Save
    Maak je een formulier waarbij de aanvrager veel moet opzoeken? Overweeg de optie ‘tussentijds opslaan’ in te zetten. De aanvrager kan met een knop zijn deels ingevulde formulier opslaan, om later weer op te pakken. De aanvrager vindt het ingediende formulier terug met een link die door de knop ‘Tussentijds opslaan’ wordt gemaakt, of via MijnLoket waar de aanvrager inlogt met DigiD of eHerkenning om formulieren te herstarten die na zo’n inlog tussentijds zijn opgeslagen.

    Bepaal voor jouw formulier of je ‘Tussentijds opslaan’ mogelijk wilt maken.

  7. Verdeel je lange formulieren over meerdere pagina’s? Icon Multipages
    Maak een lang formulier overzichtelijk door vragen te verdelen over meerdere pagina’s. Als een online formulier uit meerdere pagina’s bestaat, toont de vormgevingstemplate vanzelf een handige voortgangsindicator (ook wel procesindicator genoemd) met de paginatitels.

    Bepaal hoe elke afzonderlijke pagina heet (bijvoorbeeld ‘Persoonsgegevens’ of ‘Over mij’ en geef aan welke vragen op welke pagina komen te staan.

  8. Welk vraagtype(groep) gebruik je voor elke specifieke vraag? Icon Folder
    Voor elk vraag die je wilt stellen biedt de Formulierenserver passende vraagtypen. Denk bijvoorbeeld aan vraagtypen voor adressen, e-mailadressen, datums, getallen, keuzelijsten, landenlijsten, geo-locaties en véél meer. Het vraagtype zorgt ervoor dat het gegeven antwoord al tijdens het invoeren wordt gevalideerd en door de aanvrager kan worden gecorrigeerd. Op die manier kan je online formulieren maken die de invuller helpen om jouw formulier snel en correct in te vullen. 

    Veelgebruikte combinaties van vraagtypen kun je bundelen in een vraagtypegroep (in de Formulierenserver User Defined Control ofwel UDC genoemd). Denk bijvoorbeeld aan een NAW-blok. Eenmaal aangemaakt kan je zo'n vraagtypegroep/UDC eenvoudig hergebruiken in meerdere formulieren. 

    Bepaal voor elke vraag welk vraagtype(groep) je op het formulier wilt gebruiken.

  9. Welke validaties wil je op elke specifieke vraag toepassen? Icon Validate
    Vraagtypen kunnen een standaard formattering afdwingen. Kies je bijvoorbeeld voor het veld e-mailadres, dan moet de invoer automatisch voldoen aan het format van een e-mailadres. De vraagtype ‘datum’, dwingt bijvoorbeeld af dat de invoer een geldige datum in het juiste format bevat. Naast deze standaard formattering is het mogelijk om extra restricties op te geven. Beperk bijvoorbeeld het opgeven van een getal tussen 1 en 10, beperk het aantal in te sturen bijlagen (en/of het bestandsformat en de grootte) of stel vast dat de invuller volwassen moet zijn aan de hand van een geboortedatum.

    Bepaal voor elke vraag of je invoermogelijkheden wilt beperken of niet en zo ja, met welke validaties?

  10. Welke vragen moeten verplicht worden ingevuld? Icon Obliged
    Geef per vraag op of het veld verplicht is of niet. Door alle vragen verplicht te maken verhoog je drempel om een ingevuld formulier in te sturen, maar door vragen optioneel te maken loop je misschien belangrijke informatie mis. 

    Bepaal voor elke vraag of deze noodzakelijk is voor jouw proces en daarmee verplicht moet worden beantwoord of niet. 

  11. Zitten er afhankelijkheden in je formulier? Icon ShowHide
    Maak je formulier zo kort en relevant mogelijk. Dat kan door het inzetten van afhankelijkheden.

    Informatie kan op een formulier volledig worden ingevuld door de aanvrager, maar kan ook automatisch worden aangevuld. Zo kan bijvoorbeeld op basis van een kenteken via webservices relevante informatie worden opgehaald over een voertuig.

    Door vragen afhankelijk te maken van opgegeven of opgehaalde informatie kan het formulier vervolgvragen en/of vervolgpagina’s met vragen automatisch wel of niet tonen.  Ook kan het inzenden van een formulier op basis van de verstrekte informatie onmogelijk worden gemaakt, omdat de aanvrager niet voldoet aan de voorwaarden: een zogenaamde shoot out. 

    Bepaal de afhankelijkheden in je formulier. Bijvoorbeeld voor het ophalen van informatie en of het tonen/verbergen van vragen.

  12. Zijn er standaardwaarden? Icon Standard
    Per vraag kan je opgeven of er een standaardwaarde wordt opgeven als het formulier is gestart. Een standaardwaarde kan ook automatisch worden afgeleid uit antwoorden op vorige vragen.

    Bepaal voor elke vraag of je een standaardwaarde wil opgeven of niet (en zo ja welke).

  13. Wil je hintteksten tonen? Icon Hint
    Een hinttekst is een tekst die verschijnt in het invoerveld, zonder een waarde aan het veld te geven. Het geeft de aanvrager een indruk van wat er wordt verwacht in het invoerveld.

    Bepaal voor elke vraag of je een hinttekst wil opgeven of niet (en zo ja, welke).

  14. Wil je hulpteksten tonen? Icon Help
    Hulpteksten zijn begeleidende teksten die (afhankelijk van de instellingen in je vormgeving) onder de vraag staan, of naast de vraag verborgen onder een hulp-icoon.

    Bepaal voor elke vraag of je een hulptekst wil opgeven of niet (en zo ja welke).

  15. Welke foutmeldingen moeten worden getoond? Icon Invalid
    Als een invoer niet voldoet aan de validatie van de vraagtype kan het formulier niet verder worden ingevuld. Zorg daarom voor een duidelijke foutmelding die de aanvrager laat weten wat er mis is gegaan. In de Formulierenserver kunnen foutmeldingen gericht worden getoond. Bijvoorbeeld ‘u heeft nog niets ingevuld’ als er niets is ingevuld en ‘u heeft geen getal gekozen tussen 1 en 10’ als er een 11 wordt ingevoerd.

    Bepaal voor elke vraag de foutmelding(en) die je wil opgeven.

  16. Zijn er berekeningen in je formulier? Icon Calculate
    Berekeningen kan je toepassen op getallen, bedragen en datums. Bereken bijvoorbeeld de som van een reeks in het formulier opgegeven getallen, het BTW-tarief op basis van een bedrag of het aantal dagen tussen twee datums. 

    Maar onze formulieren kunnen ook veel complexere vraagstukken aan. Je kunt in de berekening rekening houden met afhankelijkheden in het formulier én je kunt de uitkomst van de berekening gebruiken om een afhankelijkheid te creëren. Bijvoorbeeld als de uitkomst hoger of lager is dan een standaardwaarde wordt een specifieke tekst getoond of wordt een specifieke vervolgvraag gesteld. 

    Bepaal de berekeningen die in jouw formulier plaatsvinden en definieer ze.

  17. Wil je een automatische samenvatting aanbieden? Icon Summary
    Maak je een lang formulier met vragen over verschillende pagina’s? Dan kan het handig zijn de aanvrager aan het einde van het formulier ter controle een samenvatting aan te bieden. De samenvatting wordt automatisch gecreëerd op basis van de gestelde vragen en de ingevulde antwoorden. Met een druk op de knop kan de aanvrager terugkeren naar een gekozen pagina om een antwoord te corrigeren. Pas na de laatste controle van de samenvatting gaat de aanvrager akkoord met de verstrekte informatie en dient het formulier in.

    Daarnaast biedt de samenvatting de mogelijkheid om de ingevulde informatie lokaal als PDF op te slaan of af te drukken. Handig als alternatief van -of aanvulling op- het ontvangstbericht (zie stap 21) dat de aanvrager per e-mail kan ontvangen met of zonder de ingevulde gegevens. 

    Bepaal voor jouw formulier of je een samenvatting wil tonen of niet.

  18. Moet er worden ondertekend? Icon Sign
    Het ondertekenen van een online formulier heeft twee doelen: het vaststellen dat de ondertekenaar instemt met de inhoud en het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar(s). 

    Bepaal of je jouw formulier formeel en rechtsgeldig wil laten ondertekenen, wie de ondertekenaars zijn (maximaal 10), in welke invoervelden de gegevens van de ondertekenaar(s) komt te staan, met welk middel zij ondertekenen, een krabbel, DigiD of eHerkenning en wat zij ondertekenen: het formulier, of een net opgemaakt document o.b.v. de ingevoerde informatie? Houd er rekening mee dat de beschikbaarheid van de ondertekenmodule en de ondertekenmethoden afhankelijk zijn van de configuratie van jouw klant-account.

  19. Moet er na afloop een betaling worden gedaan? Icon iDeal
    Heb je een formulier met een dienst die pas wordt uitgevoerd na betaling? Dan kan je het formulier laten afsluiten met een online betaling. Eenvoudig via iDEAL, Bancontact, VISA, Mastercard of andere betaalmethode die de payment provider Wordline/Ingenico (Ogone) ondersteunt. 

    Bepaal of online betalen op jouw formulier van toepassing is. Bepaal ook welke keuzes lijden tot het te betalen bedrag. Zit daar een berekening achter, definieer dan ook de berekening (zie stap 16) goed in het formulierontwerp. Houd er rekening mee dat de beschikbaarheid van een betaalmethode afhankelijk is van de configuratie van jouw klant-account.

  20. Welke (bedankt)pagina toon je na afloop? Icon Thumbs
    Na het inzenden van het formulier wordt de aanvrager doorgestuurd: bij succes naar een succes-pagina en bij een onverwachtse fout naar een foutpagina. In de Formulierenserver kan je een meerdere succes- en fout-pagina’s aanmaken. 

    Bepaal naar welke bedanktpagina de aanvrager gaat na het verzenden van het formulier: een Formulierenserver-pagina, of rechtstreeks naar een specifieke pagina op jouw website.

  21. Krijgt de aanvrager een ontvangstbericht per e-mail? Icon Mail
    Wanneer een aanvrager een formulier heeft ingediend kan er een automatisch e-mailbericht worden gestuurd naar de aanvrager vanuit jouw naam, met jouw (bedankt)tekst, de ingediende formuliergegevens en eventueel de bijlagen.

    Bepaal of de aanvrager automatisch een e-mailbericht moet krijgen en zo ja, vanuit welk e-mailadres van jouw organisatie (denk bijvoorbeeld aan een noreply-, info-, of afdelingsadres), wat is de inhoud, stuur je alle ingediende formuliergegevens en/of de bijlagen mee, of slechts een deel?

  22. Hoe vindt de afhandeling van het formulier plaats? Icon Transfer
    Wanneer een aanvrager een formulier heeft ingediend kan er een automatisch bericht worden gestuurd naar een persoon, afdeling en/of applicatie binnen jouw organisatie (de afhandelaren).

    Bepaal of een persoon/afdeling per e-mail bericht moet krijgen als er een formulier is ingediend. En zo ja, vanuit welk e-mailadres van jouw organisatie (denk bijvoorbeeld aan een noreply, info, of afdelingsadres), wat is de inhoud, stuur je alle ingediende formuliergegevens en/of de bijlagen mee, of slechts een deel?

    Bepaal of een applicatie bericht moet krijgen als er een formulier is ingediend. En zo ja hoe? Via een xml-bericht, webservice of bevraging van de webAPI? Houd er rekening mee dat de beschikbaarheid van koppelingen naar externe applicaties afhankelijk zijn van de configuratie van jouw klant-account.

    Voor het koppeling met externe applicaties maken we gebruik van open standaarden. Voor gemeenten zijn dit bijvoorbeeld de API’s voor Zaakgericht werken (ZGW) en StUF Zaken (StUF ZKN), berichtenstandaarden voor het uitwisselen van gegevens, die voorzien in een grote hoeveelheid berichten waarmee applicaties zaakgerelateerde gegevens zoals zaken, besluiten en documenten kunnen uitwisselen.

Deze checklist is bruikbaar voor online formulieren in het algemeen. Specifiek voor de Formulierenserver geeft de kleur van het icoon bij elke stap aan waar je het instelt: Rood (productniveau), donkerblauw (formulierniveau) en lichtblauw (veldniveau).

Start met online formulieren maken.
Hoe ga jij aan de slag?

Wij maken gebruik van Cookies op onze site.

Meer informatie