Skip to content
Close
SEARCH
Demo aanvragen
Demo aanvragen
klantportaal_header

Klantportaalsoftware

Een persoonlijke omgeving rondom jouw Formulierenserver. Klanten loggen in met DigiD of eHerkenning en zien hun aanvragen, statussen en documenten op één plek.
Bekijk de formulierenserver

Een persoonlijke omgeving rondom jouw formulieren

Heb je de Formulierenserver in gebruik om formulieren aan te bieden? Dan is het Klantportaal de logische volgende stap. In plaats van losse formulieren bied je klanten een persoonlijke omgeving waarin ze al hun aanvragen, statussen en documenten op één plek vinden.

Klanten loggen in met DigiD of eHerkenning en zien wat voor hen relevant is, tussentijds opgeslagen formulieren om te hervatten, lopende aanvragen om de status te volgen en eerdere correspondentie om terug te lezen. Geen losse koppeling, geen extra systeem. Alles bouwt voort op de Formulierenserver die je al gebruikt.

Begin klein met alleen formulierstatus, of groei door en koppel het portaal aan jouw back-office voor een volwaardig digitaal loket.

  • Bouwt voort op de Formulierenserver die je al hebt
  • Inloggen met DigiD, eHerkenning, eIDAS of eigen account
  • Tussentijds opgeslagen formulieren hervatten
  • Status van actuele aanvragen inzien
  • Eerder ingediende aanvragen terugvinden
  • Documenten en correspondentie downloaden
  • Optioneel uitbreidbaar met back-office-koppeling
  • Geen apart systeem, geen aparte beheerlast

Begin klein, groei door

Een klantportaal hoeft geen megaproject te zijn. Met de Formulierenserver als basis begin je met een eenvoudige inlog en de status van openstaande aanvragen. Daarna voeg je toe wat past, in jouw tempo.

1
Persoonlijke inlog
Klanten loggen in met DigiD, eHerkenning of een eigen account. Ze zien een persoonlijke omgeving die direct herkenbaar voor hen is.
2
Status van aanvragen
Toon openstaande, tussentijds opgeslagen en afgeronde aanvragen die via de Formulierenserver zijn ingediend. De klant kan een aanvraag hervatten of de status van een lopend proces volgen.
3
Persoonlijke gegevens
Voeg persoonlijke gegevens toe: adres, contactgegevens, documenten. Klanten kunnen wijzigingen direct doorgeven en jij hoeft die niet meer handmatig te verwerken.
4
Back-office koppeling
Verbind het portaal met je primaire administratiesysteem. Status, documenten en mutaties komen direct uit de juiste bron. Geen synchronisatieproblemen, geen verouderde gegevens.
In de praktijk

Voor wie werkt een klantportaal?

Inwoners loggen in met DigiD en zien direct hun lopende aanvragen. Vergunningen, kwijtscheldingen, paspoortafspraken. Ze hervatten een tussentijds opgeslagen formulier, downloaden eerder verstrekte documenten, of starten een nieuwe aanvraag. Voor de gemeente betekent het minder telefoontjes, snellere afhandeling en een meetbare verbetering in de dienstverlening.

 

Huurders melden reparaties, vragen mutaties aan, downloaden hun huurcontract en zien de status van openstaande zaken. Gekoppeld aan het primaire administratiesysteem zoals AX of Aareon zien ze altijd de actuele situatie. Dat past bij de moderne huurder die niet wil bellen voor iets dat hij ook online kan regelen.

Patiënten loggen in met DigiD om afspraken te maken, intake-formulieren in te vullen of correspondentie te bekijken. AVG-conform, versleuteld opgeslagen, met instelbare bewaartermijnen. Een toegankelijke omgeving conform WCAG 2.1 AA, zodat ook patiënten met een beperking zonder drempels gebruik kunnen maken.

24/7 zelfservice

Klanten regelen het zelf, ook buiten kantooruren

"Zaken doen met jouw organisatie: 24 uur per dag, 7 dagen per week!" Zo omschreef Gemeente Hengelo het effect van het klantportaal in Tubantia. En dat is precies de winst: de klant hoeft niet te wachten tot je open bent, en jij hoeft geen capaciteit vrij te maken voor vragen die de klant zelf kon beantwoorden.

In de praktijk verschuiven veel klantcontactmomenten naar het portaal. Statusvragen ("hoe staat het met mijn aanvraag?") verdwijnen vrijwel volledig, de klant zoekt het zelf op. Eenvoudige mutaties ("mijn nieuwe adres") komen niet meer als losse e-mails binnen, maar als gestructureerde wijzigingen via het portaal. Het kost minder en voelt voor de klant beter.

klantportaal_inzcicht_vanaf_de_bank

 

Use-cases

Wat klanten doen in hun portaal

icon-status
Status van aanvragen volgen
Lopende vergunningen, subsidies of meldingen: klanten zien de actuele status zonder te bellen. Met realtime updates uit de back-office.
icon-documenten
Documenten en correspondentie
Eerder ingediende formulieren, ontvangen correspondentie en bevestigingen. Allemaal op één plek terug te vinden, automatisch gevuld vanuit de Formulierenserver.
icon-gegevens
Persoonlijke gegevens beheren
Adres gewijzigd? Telefoonnummer aangepast? Klanten geven het zelf door via een formulier in het portaal. Geen handmatige verwerking nodig.

Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen

Werkt het Klantportaal zonder Formulierenserver? Nee. Het Klantportaal is een uitbreiding op de Formulierenserver, het toont aanvragen die via de Formulierenserver zijn ingediend, hervat tussentijds opgeslagen formulieren, en biedt nieuwe formulieren aan binnen de persoonlijke omgeving. Heb je nog geen Formulierenserver? Dan is dat de eerste stap. Lees meer over de Formulierenserver.
Werkt het Klantportaal naast onze bestaande website?

Ja. Net als de Formulierenserver werkt het Klantportaal naast elk CMS. Je bereikt het via een link op je bestaande website (bijvoorbeeld "Inloggen op MijnGemeente"). Je hoeft je website of CMS niet te vervangen. Smartsite, WordPress, Drupal of welk platform je ook gebruikt blijft staan.
Hoe veilig is het Klantportaal?

Het Klantportaal werkt met DigiD, eHerkenning of eIDAS voor authenticatie, afhankelijk van de doelgroep. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden. De software is ISO 27001-gecertificeerd, doorstaat al twaalf jaar het jaarlijkse DigiD-beveiligingsassessment, en hosting vindt plaats in Nederlandse datacenters.
Welke koppelingen zijn mogelijk met onze back-office? Het Klantportaal koppelt via de generieke webservice (REST API) aan vrijwel elk back-officesysteem. Voor gemeenten ondersteunen we ZGW-koppelingen, voor woningcorporaties zijn er bewezen koppelingen met onder meer Aareon (Fox Contact). Status, documenten en gegevens komen rechtstreeks uit de juiste bron.
Kunnen klanten een tussentijds opgeslagen formulier hervatten?

Ja. Niet-afgeronde formulieren worden in het Klantportaal getoond met de status "concept". De klant logt in, klikt op het concept en gaat verder waar hij gebleven was. Geen verloren ingevulde data, geen frustratie.
Moeten we per doelgroep een apart portaal opzetten? Nee, één Klantportaal kan meerdere doelgroepen bedienen, bijvoorbeeld een gemeente die zowel inwoners (DigiD) als ondernemers (eHerkenning) wil ontzorgen. Het portaal toont per ingelogde gebruiker wat voor hem relevant is.
Voldoet het Klantportaal aan Wmebv en WCAG? Ja. Wmebv-eisen rond ontvangstbevestiging, terugtonen en afschrift zijn standaard ingebouwd, omdat het portaal voortbouwt op de Wmebv-proof Formulierenserver. WCAG 2.1 AA-conformiteit is standaard, en het portaal is 2.2-ready.
bg-two-people-table-unsplash

Een Klantportaal voor jouw Formulierenserver?

In een vrijblijvende demo tonen we hoe het Klantportaal voortbouwt op jouw Formulierenserver.
Plan een demo
Bekijk formulierenserver