Inloggen op Formulieren en klanten herkennen

Veel online formulieren zijn voor iedereen toegankelijk en vrij in te vullen, denk aan een contactformulier. Maar er zijn formulieren waarvan je de toegang wilt beperken. Bijvoorbeeld voor een specifieke doelgroep, waarbij de invuller aan bepaalde voorwaarden moet voldoen. Of als je zekerheid wilt hebben over de identiteit van de invuller. Wil jij de toegang tot jouw online formulier beperken of wil je de klant extra service bieden met een vooringevuld formulier? Dan kan je om een inlog vragen.

Foto van vrouw met laptop en grafische weergave van een inlog met prefill

Gerelateerde items

Checklist Online Formulieren

Formulieren voorinvullen met bekende informatie

Eén van de voordelen van een formulier inlog is dat je precies weet wie het formulier gaat invullen. Dankzij de identificatie van de persoon kan je het formulier voorinvullen met informatie die al binnen jouw organisatie aanwezig is. Als formulierbouwer heb je de keuze of de aanvrager de vooringevulde informatie geheel, deels of helemaal niet mag overschrijven. Dat kan je per veld instellen.

Afhankelijk van jouw organisatie en je doelgroep zijn er verschillende manieren om een aanvrager te laten inloggen: Gebruikersnaam/wachtwoord, DigiD, eHerkenning, eIDAS en Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory).

Een formulier inlog instellen

Voor jouw specifieke formulier waarvoor een inlog gewenst is maak je de volgende keuzes:

Welke inlogmethode(n) wil je aanbieden?
Moet het formulier vooringevuld worden met bekende gegevens?
Mag de aanvrager vooringevulde gegevens overschrijven?

Welke inlogmethoden en prefill-opties beschikbaar zijn hangt af van een aantal factoren: jouw organisatie, je doelgroep en de configuratie van je Formulierenserver-account.

Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

De Formulierenserver biedt optioneel een laagdrempelige inlogmethode om een vooraf geselecteerde groep personen toegang te geven tot één of meerdere online formulieren.

Als beheerder van jouw Formulierenserver-account kun je zelf accounts aanmaken voor toegang tot een specifiek formulier. Of je maakt gebruik van de bulk-upload functie, waarmee je in één keer accounts maakt voor meerdere personen. Overzichtelijke statistieken geven je de nodige informatie over het gebruik van de inlogmethode op jouw formulieren.

Aanvragers met een account worden vanuit het systeem ondersteund met een wachtwoord-reset functie. Op die manier kunnen aanvragers zelf een wachtwoord instellen en de toegang tot hun account op elk moment zelfstandig herstellen.

Een inlog op basis van gebruikersnaam en wachtwoord is eenvoudig te realiseren. Je bent niet afhankelijk van een koppeling met een externe applicatie of externe dienst. Alle benodigde functionaliteit is in de Formulierenserver aanwezig.

Vooringevulde formulieren na inlog met gebruikersnaam en wachtwoord

Eenmaal ingelogd is de aanvrager bekend. Wil je het formulier voorinvullen met informatie over de aanvrager? Dan is dat mogelijk door deze informatie in het systeem te laden of een koppeling te leggen tussen het account en jouw back-office applicatie. Je bepaalt daarna per veld of de aanvrager deze velden mag overschrijven of juist niet.

Meer weten over e-Formulieren maken met een inlog? Neem dan vrijblijvend contact op voor een online demonstratie.

Inloggen met Entra ID (voorheen Azure AD)

Wil je formulieren exclusief beschikbaar maken voor eigen medewerkers, bijvoorbeeld op het Intranet? De Formulierenserver biedt optioneel een laagdrempelige inlogmethode om medewerkers exclusief toegang te geven tot online formulieren op basis van een inlog met Entra ID (voorheen bekend als Azure Active Directory).

Dankzij de koppeling met Entra ID is Single Sign-on mogelijk (SSO). Eenmaal ingelogd op het bedrijfsnetwerk hoeft een medewerker zich niet nogmaals te authenticeren.

Een koppeling met Entra D is optioneel ook mogelijk voor toegang tot de beheeromgeving van de Formulierenserver. Zo heb je de volledige controle over de toegangseisen tot het formulierensysteem.

Met een inlog op basis van Entra ID log je in met je bekende inloggegevens van je bedrijfsnetwerk. In Entra ID stel je in hoe sterk een wachtwoord moet zijn en of 2FA verplicht is, bijvoorbeeld via de Micorosoft Authenticator app.

Vooringevulde formulieren na inlog met Entra ID

Eenmaal ingelogd is de medewerker bekend. Wil je het formulier voorinvullen met informatie over de aanvrager? Dan is dat mogelijk door informatie op te halen uit de Active Directory. Je bepaalt daarna per veld of de medewerker deze velden mag overschrijven of juist niet.

Meer weten over e-Formulieren maken met een Entra ID inlog? Neem dan vrijblijvend contact op voor een online demonstratie.

Overige inlogmethoden

Een inlog met Gebruikersnaam en wachtwoord of Microsoft Entra ID is breed inzetbaar. De inzet van DigiD en eIDAS zijn voorbehouden aan overheidsinstellingen (zoals een gemeenten of provincie) en andere organisaties met een publieke taak (zoals een zorgverzekeraar of ziekenhuis). De mogelijkheden van een inlog via Gebruikersnaam en wachtwoord en Entra ID hebben we hierboven besproken. Een inlog via DigiD, eIDAS én eHerkenning is beschreven in het artikel ‘Inloggen op e-formulieren van de overheid'.

Vragen over een formulier inlog en het herkennen van klanten?

Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een online demonstratie aan.

Wij maken gebruik van Cookies op onze site.

Meer informatie