Online formulieren maken

Formulieren die het werk overnemen, niet doorschuiven

JOIN Formulier is een cloudoplossing waarmee je zelf digitale formulieren maakt, vormgeeft en beheert. Inwoners, huurders of klanten dienen hun aanvraag in via desktop, tablet of telefoon, met identificatie via DigiD, eHerkenning of eIDAS.

Wat je verder met de aanvraag doet, bepaal je zelf. De ingediende gegevens kunnen automatisch een zaak worden in je zaaksysteem, met het juiste zaaktype en de bijbehorende workflow, of via een koppeling doorstromen naar de applicatie waar het proces thuishoort.

Zelf formulieren maken met drag en drop, zonder ontwikkelaar
DigiD, eHerkenning en eIDAS per formulier instelbaar
Voorinvullen uit de bron via HaalCentraal en de KVK Handelsregister API
Vormgeving zelf aanmaken en aanpassen
Meertalige formulieren
Voldoet aan de eisen voor digitale toegankelijkheid (WCAG)
Cloudoplossing, geen lokale installatie

Waar aanvragen in de praktijk vastlopen

Deze patronen komen bij bijna elke organisatie terug:

Aanvragen komen binnen via post, mail of telefoon en moeten met de hand het systeem in
Mensen vullen dezelfde gegevens telkens opnieuw in
Een nieuw formulier maken vraagt om een IT-traject van weken
Formulieren staan los van het systeem waarin het werk gebeurt, dus start er geen workflow

JOIN Formulier doorbreekt dat patroon. Zelf te configureren, direct gekoppeld aan je processen, en te beheren door functionele medewerkers in plaats van door ontwikkelaars.

Wat JOIN Formulier kan

Van het bouwen van het eerste formulier tot de afgehandelde aanvraag. JOIN Formulier haalt gegevens op bij de bron, regelt de identificatie op het moment dat het nodig is en levert de aanvraag af waar hij verwerkt wordt.

TOUCH

Formulier bouwen zonder programmeren

Formulier bouwen zonder programmerenFunctionele medewerkers bouwen zelf formulieren met drag en drop. Wijzigingen zijn na publicatie direct door te voeren.

TOUCH

Vormgeving zelf beheren

Vormgeving zelf beherenMaak een nieuwe vormgeving aan of pas een bestaande aan, via een uitgebreide interface. Geen ontwerper nodig.Meer over eHerkenning

TOUCH

Inloggen wanneer het nodig is

Inloggen wanneer het nodig isDigiD, eHerkenning of eIDAS per formulier. De inlog kan ook halverwege starten, zodat meerdere personen kunnen inloggen.

TOUCH

Voorinvullen en herhaalaanvraag

Voorinvullen en herhaalaanvraagVelden vullen op basis van BSN of KvK-nummer, via HaalCentraal en de KVK Handelsregister API. Eerdere aanvraag opnieuw indienen.

TOUCH

Locatie op de kaart

Locatie op de kaartKaartmateriaal is geïntegreerd. De invuller markeert de plek, de coördinaten gaan automatisch mee met de aanvraag.Meer over digitaal ondertekenen

TOUCH

Meertalige formulieren

Meertalige formulierenVertaal een volledig formulier in één handeling. Voor organisaties die anderstalige inwoners of klanten bedienen.

Vrolijke kantoormedewerkers achter laptop

TOUCH

E-mailsjablonen centraal beheren

E-mailsjablonen centraal beherenBeheer alle sjablonen op één plek en koppel ze aan formulieren. Eén wijziging werkt overal door.

TOUCH

Direct een zaak in je zaaksysteem

Direct een zaak in je zaaksysteemEen ingediend formulier wordt automatisch een zaak met het juiste zaaktype, de juiste workflow en de juiste eigenaar.Meer over klantportaal

Voor wie JOIN Formulier werkt

Gemeenten

Vergunningsaanvragen, meldingen openbare ruimte, subsidieaanvragen en kwijtscheldingen. Inloggen met DigiD, gegevens uit de bron via HaalCentraal, en een aanvraag die als zaak binnenkomt met de juiste workflow.

Woningcorporaties

Reparatieverzoeken, huurdersmutaties en woningaanvragen. Huurders vullen in wat nog niet bekend is, de rest staat er al, en de aanvraag stroomt door naar het administratiesysteem.

Zorg & Onderwijs

Digitale intakes, aanmeldingen en klachtenformulieren. Meertalig waar nodig, toegankelijk volgens WCAG, en met een inlogniveau dat past bij de gevoeligheid van de gegevens.

Verzekeraars, goede doelen & verenigingen

Aanmeldingen, schademeldingen en machtigingen. Formulieren die je zelf opzet en aanpast, zonder afhankelijk te zijn van een ontwikkelaar bij elke wijziging.

Onderdeel van de digitale dienstverleningsketen

JOIN Formulier sluit aan op de uitgangspunten van Common Ground. Gegevens worden opgehaald bij de bron via prefill, formulieren staan als configureerbare component los van het zaaksysteem, en koppelingen lopen via open standaarden.

Samen met het digitaal loket en het zaaksysteem vormt dat één keten. De aanvraag komt binnen via het formulier, de zaak ontstaat automatisch, de indiener volgt de status via de Persoonlijke Internetpagina en de afhandeling loopt via een vooraf ingericht proces. Lees meer over JOIN Zaak & Document.

Gebouwd op het JOIN-platform

JOIN is het cloud-native platform van Decos Technology Group, waarop een groeiend aantal producten van Decos, Seneca, Doclogic en CenterOne wordt gebouwd. Je schaft het platform niet apart aan: je koopt JOIN Formulier bij Seneca en profiteert van de gedeelde bouwstenen eronder. Investeringen in AVG, WCAG, ISO 27001 en archivering worden op platformniveau geborgd en komen daarmee ten goede aan elk product dat op JOIN draait.

Wat het oplevert

Kortere doorlooptijd
Een digitaal ingediende aanvraag start meteen het juiste proces. Geen wachttijd voor de invoer
Minder fouten
Verplichte velden, validatiecontroles en voorinvullen uit de bron zorgen voor complete aanvragen
Lagere kosten
Geen ontwikkelaar nodig voor een nieuw formulier. Een bestaand aanvraagproces digitaliseer je in dagen
Toegankelijk voor iedereen
Formulieren voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid, ook voor mensen met een beperking

Bestuurlijke besluitvorming - vergadertafel

Veelgestelde vragen over JOIN Formulier

Werkt JOIN Formulier ook zonder een zaaksysteem?

Ja. JOIN is het onderliggende platform, geen product dat je apart aanschaft. Je koopt JOIN Formulier als losstaand product. Werk je met JOIN Zaak & Document, dan wordt een ingediend formulier automatisch een zaak. Werk je met een ander systeem, dan koppelt JOIN Formulier daarmee via open standaarden.

Hoe verhoudt JOIN Formulier zich tot Formulierenserver?

Beide zijn volwaardige formulierenoplossingen van Seneca. Formulierenserver is de vertrouwde versie die dagelijks door honderden organisaties wordt gebruikt en die ondersteund en onderhouden blijft. JOIN Formulier is de nieuwe generatie, gebouwd op het JOIN-platform van Decos Technology Group. Welke bij jou past hangt af van je situatie. Neem contact op en we denken mee.

Welke authenticatiemiddelen worden ondersteund?

DigiD voor burgers, eHerkenning voor bedrijven en eIDAS voor Europese inwoners. Je stelt per formulier in welk middel vereist is. De inlog kan aan het begin van het formulier plaatsvinden of halverwege, op de pagina die jij bepaalt. Daardoor kunnen meerdere personen in hetzelfde formulier inloggen met hun eigen middel.

Kan een formulier gegevens ophalen uit de basisregistraties?

Ja. Via integraties als HaalCentraal en de KVK Handelsregister API vul je velden automatisch op basis van BSN of KvK-nummer. Die integraties staan klaar in de designer, dus er is geen maatwerk nodig om ze in te zetten.

Kan ik bestaande papieren formulieren omzetten naar digitale formulieren?

Ja. Onze implementatieconsultants helpen bij het omzetten van bestaande aanvraagprocessen, inclusief de koppeling met zaaktypen en een testperiode.

Kan ik een formulier zelf wijzigen na publicatie?

Ja. Wijzigingen voer je direct door via de beheerinterface. Er is geen IT-traject nodig en de aangepaste versie staat meteen live.

Formulieren die het werk overnemen, niet doorschuiven

Waar aanvragen in de praktijk vastlopen

Wat JOIN Formulier kan

Voor wie JOIN Formulier werkt

Onderdeel van de digitale dienstverleningsketen

Gebouwd op het JOIN-platform

Wat het oplevert

Veelgestelde vragen over JOIN Formulier

Zelf een formulier maken is makkelijker dan je denkt