Skip to content
Close
SEARCH
Demo aanvragen
Demo aanvragen
digitaal_ondertekenen_header

Digitaal ondertekenen

Laat aanvragers formulieren rechtsgeldig digitaal ondertekenen, direct in het formulier of op een professioneel opgemaakt document.
Bekijk de formulierenserver

Een handtekening is meer dan een naam onder een formulier

Met een handtekening regel je twee dingen tegelijk: je identificeert de aanvrager en je legt de formele instemming vast. Voor een aanvraag, vergunning of contract zijn dat beide juridische voorwaarden.

Een digitale handtekening is even rechtsgeldig als een handgeschreven exemplaar, mits de identificatiemethode voldoende betrouwbaar is voor het doel. De Formulierenserver biedt drie methoden waarmee je dat afstemt: een krabbel voor laag-risico ondertekening, eHerkenning voor zakelijke aanvragen en DigiD voor publieke taken. Alles binnen één formulier, geen externe tool of losse PDF nodig.

  • Drie identificatiemethoden: krabbel, DigiD, eHerkenning
  • Direct in het formulier of op een net opgemaakt document
  • Tot tien ondertekenaars per aanvraag
  • Tegelijkertijd of één voor één ondertekenen
  • Automatische e-mailworkflow met herinneringen
  • Volledig audit-log met IP-adres, e-mailadres, tijdstip
  • Rechtsgeldig, gelijk aan een handgeschreven handtekening
  • Combineerbaar met andere authenticatiemiddelen op het formulier
Identificatiemethoden

Welke methode past bij welke aanvraag?

De krabbel is de meest laagdrempelige vorm: de aanvrager zet zijn handtekening met de muis of vinger op het scherm. Net als op een tablet van de pakketbezorger. Ondanks de eenvoud is het rechtsgeldig, mits het ondertekenproces wordt gelogd.

De Formulierenserver doet dat automatisch: e-mailadres, IP-adres en tijdstip worden vastgelegd als bewijslast. Geschikt voor aanvragen met een laag tot middelhoog risico waar een formele identificatie via DigiD of eHerkenning niet vereist is.

Wil je zeker weten dat de ondertekenaar bevoegd is om namens zijn bedrijf te handelen? Dan kies je voor ondertekenen met eHerkenning. Het beveiligingsniveau (EH2, EH3 of hoger) stem je af op de gevoeligheid van de aanvraag. Vergunningen, subsidieaanvragen en zakelijke contracten zijn typische use-cases. Lees meer over eHerkenning op formulieren.

Heeft jouw organisatie een wettelijke publieke taak? Dan biedt DigiD-ondertekening de hoogste betrouwbaarheid voor identificatie van inwoners en patiënten. Ook hier kun je het beveiligingsniveau afstemmen op het doel. Het ondertekenproces wordt volledig gelogd voor audit-doeleinden.

Hoe het werkt

Van invullen tot ondertekend document in één proces

 

1
Aanvrager vult formulier in
De aanvrager doorloopt het formulier zoals altijd. Aan het eind verschijnt het ondertekenscherm. Direct geïntegreerd, geen externe doorverwijzing.
2
Identificatie en ondertekening
De aanvrager identificeert zich met de gekozen methode (krabbel, DigiD of eHerkenning) en plaatst zijn handtekening. Bij één ondertekenaar is dit het eindstation.
3
Workflow naar medeondertekenaars
Zijn er meerdere ondertekenaars? Dan stuurt de Formulierenserver automatisch ondertekenverzoeken per e-mail. Tegelijkertijd of één voor één, met instelbare herinneringen.
4
Resultaat: ondertekend document
Zodra alle ondertekenaars akkoord zijn, ontvang je het ondertekende formulier én een keurig opgemaakt PDF-document met alle handtekeningen, audit-log en bewijslast. 
Meerdere ondertekenaars

Tot tien ondertekenaars, automatisch geregeld

Een gezamenlijke aanvraag, een vergunning die door bestuurders moet worden ondertekend, een huurcontract met meerdere bewoners. Het komt vaker voor dan je denkt. De Formulierenserver regelt het volledig automatisch: na het invullen van het formulier krijgen tot tien ondertekenaars een e-mail met het verzoek om te ondertekenen. Tegelijkertijd, of in een vaste volgorde als je dat instelt.

Onbeantwoord gebleven? Geen probleem. Instelbare herinneringen worden automatisch verstuurd, statuswijzigingen zichtbaar gemaakt en alle betrokkenen ontvangen een ontvangstbevestiging zodra de laatste handtekening binnen is.

digitaal_ondertekenen_meerdere_personen

 

Use-cases

Wanneer kies je voor digitaal ondertekenen?

icon-aanvragen-ondertekend
Officiële aanvragen
Vergunningen, subsidieaanvragen en bezwaarschriften vereisen formele instemming. Met digitale ondertekening rond de aanvrager het hele proces online af. Geen printen, scannen of opsturen.
icon-contracten
Contracten en overeenkomsten
Huurcontracten, samenwerkingsovereenkomsten en intentieverklaringen kunnen door meerdere partijen tegelijk worden ondertekend. Een automatische workflow bewaakt de status.
icon-goedkeuringen
Interne goedkeuringen
Aanvragen die intern moeten worden geaccordeerd door leidinggevenden of bestuurders. De ondertekenworkflow zorgt dat elk proces dezelfde stappen doorloopt.

Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen

Is een digitale handtekening juridisch hetzelfde als een handgeschreven? Ja. Volgens de eIDAS-verordening en de Nederlandse wet zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig. Gelijk aan een handgeschreven handtekening, mits de identificatiemethode voldoende betrouwbaar is voor het beoogde doel. Voor een eenvoudige aanvraag is een krabbel met audit-log voldoende; voor een vergunning of zwaar contract kies je voor eHerkenning of DigiD.
Welke bewijslast wordt opgeslagen? Bij elke ondertekening legt de Formulierenserver vast: gebruikte identificatiemethode, e-mailadres, IP-adres, datum en tijd, en eventueel het beveiligingsniveau van DigiD of eHerkenning. Deze bewijslast wordt onveranderlijk opgeslagen en is opvraagbaar voor audits of juridische geschillen.
Kunnen meerdere personen tegelijkertijd ondertekenen? Ja. Tot tien ondertekenaars kunnen aan één formulier worden gekoppeld. Je kiest of ze tegelijkertijd ondertekenen (iedereen krijgt direct een verzoek) of in volgorde (de tweede ondertekenaar krijgt pas een verzoek nadat de eerste heeft getekend). Beide methoden ondersteunen automatische herinneringen.
Kunnen we een externe ondertekendienst zoals DocuSign blijven gebruiken? Voor de meeste use-cases is dat niet nodig. De Formulierenserver heeft ondertekenen ingebouwd, dus je hebt geen losse tool, geen extra licentie en geen aparte audit-log. Mocht je toch een externe dienst willen koppelen voor specifieke processen, dan kan dat via API. Bespreek je situatie met ons in een demonstratie.
Werkt het ook op mobiele apparaten?

Ja. Aanvragers kunnen ondertekenen op desktop, tablet en smartphone. Een krabbel zetten met de vinger op een telefoon werkt soepel. Het ondertekenscherm past zich automatisch aan het apparaat aan.
Krijgen aanvragers een kopie van het ondertekende document? Ja. Na succesvolle ondertekening wordt een net opgemaakt PDF-document gegenereerd met alle handtekeningen en de audit-log. Aanvragers ontvangen automatisch een kopie per e-mail; ook intern wordt het document opgeslagen voor archivering.
Voldoet de ondertekenfunctie aan de WMEBV? Ja. De ondertekenfunctie is onderdeel van de Formulierenserver, die in zijn geheel Wmebv-proof is gebouwd. Ontvangstbevestiging, terugtonen en afschrift van het ondertekende document zijn standaard. Lees meer in onze Wmebv-uitleg.
bg-two-people-table-unsplash

Zien hoe ondertekenen werkt in jouw aanvraagproces?

In een vrijblijvende demo tonen we de drie identificatiemethoden en de ondertekenworkflow, afgestemd op jouw situatie.
Plan een demo
Bekijk formulierenserver